Clockin, Planvo, Lexware oder eigene Software — wann Standard reicht

Standardsoftware ist nicht falsch. Sie ist falsch, wenn der Betrieb um das Programm herumgebaut wird: Extra-Excel für Nachträge, extra Ordner für GAEB, extra Mail an das Lohnbüro, weil der Export die Azubis nicht kann. Dann zahlt ihr die Lizenz und die Schattenprozesse.

Clockin, Planvo, Lexware und vergleichbare Pakete sind gut, wenn der Ablauf in ihr Raster passt: stempeln, einfach abrechnen, Stammdaten aus der Schublade. Sie werden eng, sobald Aufmaß, Nachträge, mehrere Firmen oder ein DATEV-Nachweis dazukommen, den das Lohnbüro ohne Rückfragen nimmt.

Wann Standard die bessere Wahl ist

• Ein Gewerk, überschaubare Projekte, keine Leistungsverzeichnisse
• Stunden werden nicht positionsgenau nachkalkuliert
• Das Steuerbüro nimmt DATEV-Unternehmen-online oder einen einfachen Export
• Niemand im Haus will eine eigene Oberfläche pflegen

Dann ist ein Abo oft günstiger als etwas bauen zu lassen. Punkt.

Wann das Raster nicht mehr trägt

• Soll aus dem Angebot muss neben Ist aus der Baustelle stehen, bevor die Rechnung rausgeht
• GAEB soll Positionen liefern, nicht ein PDF zum Abtippen
• Azubi-Sätze, Berufsschul-Kürzel, Überstundenkonto, Korrekturen mit Grund
• Mehrere Firmen, getrennte Briefköpfe und Nummernkreise
• Posteingang mit mehreren Adressen, der Belege in die Buchhaltung schiebt

Genau dafür sind die drei Programme unter Software entstanden: Zeiterfassung, Auftrag & Rechnung, Posteingang. Einzeln nutzbar, zusammen ein Ablauf, in dem dieselbe Zahl einmal erfasst wird. Kein Marktplatz-ERP, das ihr in zwölf Modulen mietet.

Fair bleiben

Ein Vergleichstext, der nur „individuell ist besser“ sagt, ist Werbung. Individuell ist teurer in der Entstehung und günstiger, wenn der Schattenprozess sonst jeden Monat Stunden frisst. Standard ist schneller am Start und teurer, wenn ihr danach drei Werkzeuge danebenlegt.

Die Frage ist nicht „welche App ist Platz 1?“. Die Frage ist, welche Zahl bei euch heute zweimal getippt wird.

Den Medienbruch beschreiben Stundenzettel abschaffen und Nachkalkulation. Ehrlich gegen euren Ablauf halten.