Nachkalkulation Soll/Ist im Handwerk — bevor die Rechnung rausgeht
Nachkalkulation nach der Schlussrechnung ist Buchhaltung der Vergangenheit. Sie erklärt, warum das Projekt nichts gebracht hat. Sie ändert den Beleg nicht mehr. Betriebe, die mit Aufmaß, Nachträgen und Teilrechnungen arbeiten, brauchen den Vergleich, bevor die Position rausgeht.
Soll ist das Angebot. Ist sind die gestempelten Stunden, die Mengen, der Azubi-Satz. Stehen beide Zeile für Zeile, sieht man die Abweichung — und kann sie als Nachtrag schreiben, statt sie zu schlucken.
Warum Excel dafür die falsche Stelle ist
Excel kennt das Angebot als Kopie, die Stunden als dritte Tabelle, die Azubis als Handnotiz. Sobald jemand eine Position im Angebot ändert, driftet die Kalkulation. Sobald Stunden „ungefähr“ zugeordnet werden, lügt das Ist. Und Fotos vom Mehrverbrauch liegen nicht in der Tabelle.
Die Stelle, an der Soll und Ist zusammengehören, ist die Rechnung — nicht ein Controlling-Ordner. In Auftrag & Rechnung holt die Nachkalkulation die Stunden aus der Zeiterfassung. Angehakt wird übernommen. Was zusätzlich verbaut wurde, steht als eigene Zeile, mit Baustellenfoto.
Was schiefgeht, wenn der Satz fehlt
- Azubi-Stunden laufen über den Facharbeitersatz — das Angebot war kalkuliert, die Rechnung nicht
- Nachträge ohne Menge und Nachweis, der Kunde streicht sie
- Teilrechnungen, die das Soll nicht fortschreiben, Schlussrechnung als Überraschung
Der ausführliche Weg durch das Programm steht unter Auftrag & Rechnung: Soll gegen Ist. Hier zählt der Zeitpunkt: Nachkalkulation ist ein Schritt in der Abrechnung, kein Projekt danach.
Die Frage ist nicht, ob nachkalkuliert wird. Die Frage ist, ob das noch rechtzeitig passiert, um den Beleg zu ändern — oder erst in der Auswertung des Vorjahres.
GAEB und Leistungsverzeichnis
Kommt das Soll aus einer Ausschreibung, muss das Leistungsverzeichnis maschinell rein, nicht abgeschrieben. Sonst ist schon das Soll falsch, und jeder Ist-Vergleich misst gegen einen Tippfehler. Dazu: GAEB ins Angebot.