KI-Posteingang: Lieferantenrechnungen, die nicht im Postfach liegen bleiben

Lieferantenrechnungen kommen über info@, buchhaltung@ und das Handy des Chefs. Jemand muss jede Mail öffnen, das PDF herunterladen, die Beträge abtippen und den Beleg ablegen. Skontofristen laufen ab, weil die Rechnung noch im Postfach lag — nicht weil niemand zahlen wollte.

Der Posteingang zieht alle Postfächer in einen Eingang. Eine KI liest jede Mail samt Anhang, ordnet sie einer festen Kategorie zu und zieht bei Rechnungen die Zahlen heraus. Was in die Buchhaltung gehört, geht von dort in Auftrag & Rechnung.

Warum der Anhang mitgelesen werden muss

Bei „anbei unsere Rechnung“ steht der Betrag im PDF und in keiner Zeile Mailtext. Eine KI, die nur den Mailkörper sieht, sortiert höflich und lässt die eigentliche Arbeit liegen. Deshalb gehen Anhänge mit in die Auswertung. Heraus kommen Kategorie, Zusammenfassung und — bei Rechnungen — Lieferant, Nummer, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum.

Die Kategorien sind ein fester Satz, kein Freitext: Rechnung, Mahnung, Angebot, Bestellung, Lieferung, Anfrage, Vertrag, Newsletter, Sonstiges. Sonst lässt sich nicht filtern und schon gar nicht archivieren.

Was automatisch weitergeht — und was nicht

Was als Rechnung oder Mahnung einsortiert ist, landet als Eingangsrechnung im Status „Ausstehend“, Beleg inklusive. Freigabe, Kategorie und Kostenstelle setzt weiterhin ein Mensch. KI darf hier Tipparbeit sparen. Sie darf keine Beträge raten, wenn sie im Beleg nicht stehen, und sie darf keine Zahlung auslösen.

• Dieselbe Mail kann nicht zweimal zur Rechnung werden — die Message-ID ist die Kennung.
• Korrigierte Werte werden nachgezogen, ohne Freigabe und Notizen zu überschreiben.
• Eigene Ausgangsrechnungen, die intern weitergeleitet wurden, bleiben draußen — erkannt am Rechnungssteller, nicht am Absender.
• Eine weitergeleitete Lieferantenrechnung bleibt drin, obwohl sie aus dem eigenen Postfach kommt.

Suchen wie mit Worten

Nicht nur Volltext: „Was ist diesen Monat von der Spedition gekommen?“ ist eine gültige Frage. Ordner und Postfächer bleiben sichtbar — vier Adressen, ein Eingang, und trotzdem erkennbar, wo eine Mail hereinkam. Geantwortet wird aus demselben Postfach.

Zugangsdaten liegen woanders

Die Postfach-Passwörter stehen nicht in der App, sondern verschlüsselt in einem eigenen Mail-Proxy. Die App kennt nur dessen Adresse und einen eingeschränkten Schlüssel. Konten legt ein Administrator an — eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Jeder sieht seinen Eingang, nicht den der anderen.

Rechnungen werden nicht mehr abgetippt, sondern geprüft. Skontofristen stehen sichtbar in der Liste, statt in einem ungelesenen Postfach zu verfallen.

Ein Schritt im Ablauf, kein Insel-Postfach

Allein sortiert der Posteingang schon die tägliche Flut. Zusammen mit der Zeiterfassung und dem Rechnungsprogramm entsteht daraus ein Weg, auf dem dieselbe Zahl nur einmal erfasst wird: Mail wird zum Beleg, Beleg zur Eingangsrechnung, Eingangsrechnung zum Monatsbündel fürs Steuerbüro.

Die Ansicht, die Kategorien und ein Ablauf aus einem Betrieb mit mehreren Postfächern stehen unter Software · Posteingang. Ablauf besprechen.