Auftrag & Rechnung: Soll gegen Ist, bevor die Rechnung rausgeht

In vielen Betrieben entstehen Angebot, Lieferschein und Rechnung nacheinander — und jedes Mal von vorn. Positionen werden abgeschrieben, Nachträge gehen verloren, die Nachkalkulation kommt erst, wenn das Geld schon draußen ist. Umgekehrt das gleiche Bild: Eingangsrechnungen werden abgetippt, Skontofristen verfallen, das Steuerbüro bekommt zum Monatsende einen Ordner und eine Liste offener Fragen.

Auftrag & Rechnung legt beides in eine Richtung und zurück: Verkaufsbelege entstehen auseinander, Eingangsbelege, Zahlungen und Bankabgleich laufen in dieselbe Software. Dazwischen die Nachkalkulation, die das Angebot mit der Zeiterfassung verbindet.

In eine Richtung: kein Beleg wird abgetippt

Angebot, Lieferschein, Rechnung, Mahnung — jeder Beleg entsteht aus dem davor. Positionen lassen sich per Drag-and-drop sortieren, mit Zwischenüberschriften und Textbausteinen. Kundenspezifische Preise und eigene Briefköpfe je Firma sind vorgesehen, nicht nachgerüstet.

Ausschreibungen im GAEB-Format werden eingelesen, Leistungsverzeichnisse gepflegt und daraus Angebote gebaut — statt Positionen aus einem PDF abzuschreiben. Artikel, Kunden und ganze Altbestände an Dokumenten lassen sich übernehmen. Der Umstieg beginnt nicht bei null.

Die Nachkalkulation, bevor es weh tut

Das Angebot ist das Soll. Die Zeiterfassung liefert das Ist: gebuchte Stunden, Mengen, Azubi-Sätze. Abweichungen stehen Zeile für Zeile da. Positionen werden angehakt und in die Rechnung übernommen. Was zusätzlich verbaut wurde, steht als eigene Zeile — mit den Baustellenfotos als Nachweis, falls der Kunde nachfragt.

Die Frage ist nicht, ob nachkalkuliert wird. Die Frage ist, ob das noch rechtzeitig passiert, um den Beleg zu ändern — oder erst in der Auswertung des Vorjahres.

In die andere Richtung: Eingang, Bank, Steuerbüro

Eingangsrechnungen kommen als PDF oder Foto herein. Texterkennung und KI ziehen Lieferant, Nummer, Netto, Steuer, Skontofrist und IBAN. Geprüft und freigegeben wird von Hand — eine Freigabe, die niemand mehr verantwortet, ist keine Zeitersparnis.

Der Kontoauszug wird eingelesen, Umsätze den Belegen zugeordnet. Denselben Auszug zweimal einzulesen ist harmlos: nichts wird doppelt verbucht, bestätigte Zuordnungen bleiben. Zum Monatsende entsteht ein Bündel für das Steuerbüro — alle Belege eines Monats als ein PDF, mit einer Liste dessen, was noch fehlt. Zweimal verschicken verhindert das Programm.

Was der Posteingang als Rechnung oder Mahnung erkannt hat, landet hier bereits als Eingangsrechnung im Status „Ausstehend“, Beleg inklusive. Kategorie und Kostenstelle setzt weiterhin ein Mensch.

Was im Menü steht — und warum das zählt

Verkauf, Stammdaten, Kalkulation, Buchhaltung, Organisation. Kein Baukasten, in dem man drei Module kauft und den Rest später vermisst, sondern der kaufmännische Teil eines Betriebs, der mit Aufmaß, Nachträgen und Teilrechnungen arbeitet. Mehrere Firmen unter einem Dach bekommen getrennte Nummernkreise, Briefköpfe und Auswertungen.

Eine Suche über alle Belege, Kunden und Artikel — und ein Assistent, der Fragen an den eigenen Datenbestand in normaler Sprache beantwortet. Beträge raten, Rechnungen freigeben oder Zahlungen auslösen tut er nicht.

Für wen das gedacht ist

Für Betriebe, denen Standardsoftware zu eng oder zu groß ist. Läuft im Browser, auf jedem Gerät, mit Rollen, die in der Datenbank greifen — nicht nur in der Oberfläche. Daten bleiben in der EU und lassen sich exportieren.

Ansichten, Module und ein durchgerechneter Ablauf stehen unter Software · Auftrag & Rechnung. Wie die drei Programme zusammenhängen, zeigt das Zusammenspiel. Ablauf besprechen.