Web-App statt Excel: wann Tabellen im Handwerk nicht mehr tragen

Excel ist das beste Werkzeug der Welt — bis drei Leute dieselbe Datei meinen, der Polier sie auf dem Handy nicht bedienen kann und die Version „final_wirklich_v3“ die Wahrheit ist. Dann ist die Tabelle kein Werkzeug mehr, sondern ein Ort, an dem Arbeit verschwindet.

Eine Web-App ist keine Website. Die Website wirbt. Die App erledigt denselben Schritt jeden Tag: stempeln, Auftrag anlegen, Status sehen, Beleg prüfen. Der bestehende Text WebApps vs. Webseite trennt die beiden. Hier geht es um die Schwelle, an der Excel kippt.

Excel reicht, wenn

• eine Person die Datei besitzt
• niemand sie auf der Baustelle braucht
• keine Rechte nötig sind („Azubi sieht nicht alle Löhne“)
• kein gesetzlicher Nachweis draus werden muss

Excel kippt, wenn

• Stunden, Material und Fotos zusammengehören — und das Funkloch ein Randfall ist, der oft eintritt
• zwei Büros und eine Kolonne gleichzeitig schreiben
• das Lohnbüro DATEV erwartet, nicht eine bunte Tabelle
• Kunden einen Status sehen sollen, ohne eure Kalkulation zu sehen

Dann ist die richtige Form oft klein: eine App für einen Ablauf, nicht „das neue ERP“. Zeiterfassung, Auftrag, Posteingang sind drei solche Abläufe — unter Software nachgebaut, nicht als Broschüre. Andere Betriebe brauchen ein Buchungsfenster, ein Kundenportal, eine interne Übersicht. Das sitzt unter digitale Lösungen.

Was eine Web-App mitbringen muss, das Excel nicht hat

Rollen in der Datenbank, nicht nur ausgeblendete Spalten. Offline oder Warteschlange. Export, der euch gehört. Hosting in der EU. Keine Lizenz, die die Daten als Druckmittel behält.

Die Tabelle ist nicht das Problem. Das Problem ist, wenn sie die einzige Stelle ist, an der der Betrieb weiß, was gestern passiert ist.

Wenn die Tabelle die Stunden hält: Stundenzettel abschaffen. Wenn sie die Nachkalkulation hält: Soll/Ist. Schwelle an eurer Datei festmachen.