Zeiterfassung im Handwerk: Stempeln aufs Projekt, nicht ins Leere
Die Stunde entsteht auf der Baustelle, nicht im Büro. Trotzdem landet sie dort oft erst, nachdem jemand einen Zettel entziffert, ins System getippt und mit dem Angebot verglichen hat. Bis dahin ist die Pause geschätzt, das Material nur erinnert und das Foto in einer WhatsApp-Gruppe, die in drei Monaten niemand mehr durchsucht.
Die Zeiterfassung dreht das um: Gestempelt wird dort, wo die Arbeit stattfindet — auf das Projekt, mit dem, was dazugehört. Das Büro sieht denselben Eintrag am selben Abend.
Was der Eintrag wirklich tragen muss
Ein Zeiteintrag, der nur Kommen und Gehen kennt, zwingt den Betrieb, den Rest woanders festzuhalten. Genau das erzeugt die Doppelarbeit. Deshalb hängt am Stempel alles, was später gebraucht wird:
- das Projekt, nicht „allgemein“
- die Pause — nach dem Arbeitszeitgesetz, nicht nach Gefühl
- Material mit Menge, Fahrzeug, kurze Notiz
- Fotos vom Zustand, solange man noch davorsteht
Projektwechsel mitten am Tag ist vorgesehen, kein Sonderfall. Als Homescreen-App auf iPhone und Android, ohne App Store. Im Funkloch eines Rohbaus warten Fotos und Einträge in einer Warteschlange und gehen raus, sobald wieder Netz da ist.
Was das Büro daraus macht
Die Büroansicht ist keine zweite Zeiterfassung. Sie zeigt, wer eingestempelt ist, was heute passiert ist und welche Anträge offen sind. Stimmt eine Stempelung nicht, korrigiert die Bauleitung sie — mit Pflichtfeld für den Grund. Jede Korrektur trägt Zeitpunkt, Bearbeiter und Begründung. Vergessenes Ausstempeln fällt abends auf und wird nicht stillschweigend verschluckt.
Urlaub wird in der App beantragt und freigegeben, Krankmeldungen und Berufsschultage stehen dort. Regionale Feiertage sind hinterlegt. Überstunden laufen auf einem Monatskonto und lassen sich abfeiern oder auszahlen.
Der Monatsabschluss, den das Lohnbüro ohne Rückfragen annimmt
Zum Monatsende entsteht je Mitarbeiter der Nachweis der täglichen Arbeitszeit im DATEV-Format: eine Zeile pro Kalendertag, mehrere Stempelungen eines Tages zusammengefasst. Abwesenheitstage stehen mit ihrer Regelarbeitszeit drin — das Blatt weist die bezahlten Stunden aus, nicht nur die gestempelten. Das Kürzel in der Sternspalte sagt, woher die Stunden kommen. Azubis bekommen ein eigenes Kürzel für Berufsschultage, ausdrücklich weil die Lohnbuchhaltung das so braucht.
Der Bericht geht als PDF ans Lohnbüro. Der ausführliche Projektbericht mit Dokumentation bleibt im Haus. Was einmal abgerechnet ist, lässt sich nicht stillschweigend nachträglich ändern.
Von der gestempelten Stunde zur Rechnung
Dieselbe Zahl noch einmal ins Rechnungsprogramm zu tippen, ist der teuerste Teil. Deshalb spricht die Zeiterfassung mit Auftrag & Rechnung: Soll aus dem Angebot, Ist aus den gestempelten Stunden und Mengen, Zeile für Zeile. Azubi-Stunden laufen über einen eigenen Verrechnungssatz, nicht über den Facharbeitersatz.
Der Stundenzettel wird nirgends mehr abgetippt. Und die Frage „haben wir an dem Projekt verdient?“ ist beantwortet, bevor die Rechnung rausgeht — nicht Monate später.
Für wen das gedacht ist
Handwerk, Bau, Montage, Außendienst — überall dort, wo die Arbeit nicht am Schreibtisch stattfindet. Rollen und Rechte greifen in der Datenbank: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Daten, die Bauleitung ihr Projekt, das Büro alles. Hosting in der EU, Export der eigenen Daten jederzeit.
Die Programmoberfläche, die Module und ein Ablauf aus der Praxis stehen unter Software · Zeiterfassung. Wenn der eigene Betrieb anders tickt als der nächste, ist das der Ausgangspunkt — nicht ein Standard, den man sich zurechtbiegt. Ablauf besprechen.