Nachweis der täglichen Arbeitszeit: was das Lohnbüro von DATEV erwartet

Das Lohnbüro will nicht eure Fotos von der Baustelle. Es will den Nachweis der täglichen Arbeitszeit: eine nachvollziehbare Zeile pro Kalendertag, im Format, das DATEV schluckt. Kommt der Nachweis als zusammenkopierte Excel, kommen jeden Monat dieselben Rückfragen — und die Abrechnung wartet.

§ 16 Arbeitszeitgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. In der Praxis verlangt das Lohnbüro oft den ganzen Monat, inklusive der Tage, an denen niemand gestempelt hat. Genau darin unterscheiden sich „wir haben eine App“ und „das Büro akzeptiert den Export“.

Was in der DATEV-Zeile stehen muss

Mehrere Stempelungen eines Tages werden zusammengefasst. Abwesenheitstage stehen mit ihrer Regelarbeitszeit drin — Urlaub, Krank, Feiertag — sonst weist das Blatt nur die gestempelten Stunden aus, nicht die bezahlten. Ein Kürzel sagt, woher die Stunden kommen. Azubis brauchen ein eigenes Kürzel für Berufsschultage; das ist kein nettes Extra, das ist das, wonach die Lohnbuchhaltung ausdrücklich fragt.

Was einmal abgerechnet ist, darf sich nicht stillschweigend ändern. Eine Korrektur nach dem Export ohne Bearbeiter, Zeitpunkt und Grund ist für das Lohnbüro dasselbe wie kein Nachweis.

Was das Lohnbüro nicht braucht

Den Projektbericht mit Material und Fotos. Den braucht ihr im Haus, für Nachkalkulation und Nachträge. Ans Lohnbüro geht ein schmales PDF: Tage, Stunden, Kürzel. Zwei Berichte, ein Knopf — nicht eine Tabelle, die jemand für beide Zwecke zurechtschneidet.

Wie die Zeiterfassung das DATEV-Format baut, steht im Beitrag Stempeln aufs Projekt. Hier zählt die Schnittstelle nach draußen: welche Spalte das Büro erwartet, und dass Pausen schon nach Gesetz in der Summe stecken, nicht als nachträglicher Abzug in der Kanzlei.

Typische Gründe, warum der Export zurückkommt

• Tage ohne Zeile (Feiertag „einfach leer gelassen“)
• Überstunden, die im Monat nicht auf einem Konto liegen
• Korrekturen ohne Grund nach dem Stichtag
• Azubi-Berufsschule wie normale Arbeitszeit gebucht

Der Monatsabschluss ist kein Nachmittag im Büro. Er ist der Test, ob der Monat schon währenddessen dokumentiert wurde.

Pausen und Raster beschreibt Pausen nach Arbeitszeitgesetz. Den Weg vom Stempel zur Rechnung Stundenzettel abschaffen. Ablauf mit dem Lohnbüro abstimmen.