E-Rechnung im Handwerk: XRechnung und ZUGFeRD, ohne den Ablauf umzubauen

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nicht „irgendwann digital“, sondern strukturiert: XML, das eine Maschine liest, nicht nur ein PDF, das jemand ausdruckt. Viele Betriebe haben das Empfangspostfach umgestellt und den Ausgang noch nicht — und merken erst bei der ersten Ablehnung, dass der eigene Beleg die Pflichtfelder nicht trägt.

Der Fehler ist, die E-Rechnung als extra Modul zu denken. Sie ist dasselbe Angebot, dieselbe Position, dieselbe Steuer — nur in einem Format, das das Finanzamt und das Steuerbüro maschinell prüfen. Wer Angebot, Lieferschein und Rechnung schon auseinander entstehen lässt, hat die Daten. Wer jeden Beleg neu tippt, baut die Pflicht zweimal.

Was Pflicht ist — und was noch Übergangszeit hat

Empfangen müssen inländische B2B-Rechnungen im strukturierten Format seit dem 1. Januar 2025 möglich sein. Ausstellen dürfen viele Betriebe in der Übergangszeit noch als PDF; die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt (größere Unternehmen früher, die übrigen später). Stichtage verschieben sich in der politischen Debatte — maßgeblich ist, was euer Steuerbüro für euren Umsatz und eure Rechtsform ansetzt, nicht ein Blogtext.

Was sich nicht verschiebt: ein reines Fotos vom Papierbeleg reicht auf Dauer nicht als E-Rechnung. Es braucht strukturierte Daten. Die gängigen Wege:

• XRechnung — XML, vor allem öffentliche Auftraggeber, oft über Leitweg-ID
• ZUGFeRD / Factur-X — PDF, in dem das XML steckt; der Mensch sieht die Rechnung, die Maschine liest denselben Satz

Welche Felder der Beleg tragen muss

Unabhängig vom Format fallen Betriebe über dieselben Lücken: fehlende Leitweg-ID bei der Kommune, falsche Steuernummer, Positionen ohne Einheit, Skonto als Freitext statt als strukturierte Kondition, eine Rechnungsnummer, die schon einmal vergeben war. Das sind keine Layout-Probleme. Das sind Stammdaten- und Nummernkreis-Probleme.

In Auftrag & Rechnung entstehen Belege auseinander. Dieselbe Position, die im Angebot stand, steht in der Rechnung — mit Steuersatz, Menge, Artikel. Genau diese Kontinuität braucht eine E-Rechnung. Ein extra „E-Rechnungs-Button“ auf einem isolierten PDF heilt das nicht.

Empfang: wo die meisten Büros hängen bleiben

Lieferanten schicken XRechnung an info@, ZUGFeRD an buchhaltung@ und ein Foto vom Kassenbon an das Handy. Der Posteingang muss XML, PDF-mit-XML und Foto unterscheiden. Wo strukturierte Daten da sind, werden sie übernommen. Wo nur ein Bild da ist, bleiben Felder leer — raten darf die Auswertung nicht, sonst landet ein falscher Betrag in der Buchhaltung.

Die E-Rechnung ist kein neues Programm. Sie ist der Test, ob Angebot, Rechnung und Archiv schon denselben Satz sprechen.

Was ihr intern klären solltet

• Welche Adresse Empfangsrechnungen entgegennimmt — eine, nicht vier
• Ob das Steuerbüro XRechnung, ZUGFeRD oder DATEV-Belegbild erwartet
• Ob eure Ausgangsrechnungen die Pflichtfelder schon im Beleg haben, bevor jemand „exportieren“ drückt

Wie Belege bei euch konkret aussehen, steht unter Software · Auftrag & Rechnung. Den Empfang beschreibt Eingangsrechnungen aus der Mail. Ablauf besprechen.