Eingangsrechnungen aus der Mail: PDF lesen, Skonto sehen, nicht abtippen

Skonto verfällt nicht, weil niemand zahlen wollte. Es verfällt, weil die Rechnung in info@ lag, das PDF nicht geöffnet war und die Frist in keiner Liste stand. Vier Postfächer, ein Chef auf dem Handy, ein Ordner „Rechnungen 2026“ auf dem Desktop — das ist der typische Eingang.

Abtippen löst das nicht. Bis die Nummer in der Tabelle steht, ist die Frist oft vorbei. Lesen lassen löst es nur, wenn der Anhang mitgeht und ein Mensch freigibt.

Warum der Mailtext nicht reicht

„Anbei unsere Rechnung“ enthält keinen Betrag. Der steht im PDF, in der XRechnung, auf dem Foto vom Papier. Eine Auswertung, die nur den Mailkörper sieht, sortiert höflich und lässt die Arbeit liegen. Deshalb geht der Anhang in dieselbe Auswertung wie der Text.

Herauskommen müssen Kategorie, Lieferant, Nummer, Netto, Steuer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Skontofrist, IBAN — oder ein leeres Feld, wenn es im Beleg nicht steht. Ein geratener Betrag in der Buchhaltung ist teurer als ein leeres Feld.

Was automatisch weitergeht

Rechnung und Mahnung landen als Eingangsrechnung im Status „Ausstehend“, Beleg inklusive. Freigabe, Kostenstelle, Zahlung bleibt beim Menschen. Dieselbe Mail darf nicht zweimal zur Rechnung werden (Message-ID). Eigene Ausgangsrechnungen, intern weitergeleitet, bleiben draußen — erkannt am Rechnungssteller, nicht am Absender.

Der Posteingang macht genau das; der Praxisablauf steht unter KI-Posteingang. Von dort in Auftrag & Rechnung, später ins Monatsbündel fürs Steuerbüro.

Skonto in der Liste, nicht im Kopf

Eine Liste, die nach Fälligkeit und Skonto sortiert, ersetzt das „ich guck später nochmal ins Postfach“. Wer 2 % in zehn Tagen liegen lässt, finanziert den Lieferanten. Das ist kein KI-Feature. Das ist eine Spalte, die sichtbar ist.

Rechnungen werden nicht mehr abgetippt, sondern geprüft. Skontofristen stehen in der Liste, statt ungelesen zu verfallen.

E-Rechnung als XML gehört in denselben Eingang — XRechnung und ZUGFeRD. Posteingang anschauen.