Vom Lieferanten-PDF ins Steuerbüro: Beleg, Freigabe, DATEV-Monatsbündel
Das Steuerbüro bekommt zum Monatsende oft einen Ordner und eine mündliche Liste, was noch fehlt. Beides entsteht in der Hetze. Was fehlt, fällt auf, wenn die Buchhaltung nachfragt — nicht wenn ihr den Ordner zubindet.
Der Weg dorthin kann kurz sein: Mail wird zum Beleg, Beleg zur Eingangsrechnung, Eingangsrechnung zum Monatsbündel. Drei Stationen, eine Datei am Ende, plus eine Liste der Lücken.
Station 1 — der Beleg kommt an
PDF, Foto, XRechnung. Der Eingang aus der Mail liest, was da ist, und lässt leer, was nicht da ist. Dubletten über die Message-ID. Weiterleitung aus dem eigenen Postfach bleibt eine Lieferantenrechnung, wenn der Rechnungssteller fremd ist.
Station 2 — ein Mensch gibt frei
Kategorie, Kostenstelle, „passt der Betrag“. KI darf hier nicht zahlen und nicht kontieren, als wäre sie die Buchhaltung. Freigabe mit Namen. Danach darf eine Korrektur der ausgelesenen Felder die Freigabe nicht überschreiben.
Station 3 — das Bündel
Alle Belege des Monats als ein PDF, auf Knopfdruck, an das Steuerbüro. Eine Begleitliste: was noch fehlt. Zweimal verschicken verhindert das Programm — sonst liegen zwei leicht verschiedene Stände in der Kanzlei. Der Bankabgleich hängt daran, weil Zahlung und Beleg zusammengehören; dazu Kontoauszug zuordnen.
Das sitzt in Auftrag & Rechnung, gespeist vom Posteingang. n8n kann denselben Weg bauen, wenn die Systeme schon stehen — n8n im Handwerksbüro. Fertig gekauft oder gebaut: die Stationen bleiben dieselben.
Ein Monatsbündel ohne fehlende-Belege-Liste ist ein Ordner mit Hoffnung.