Bankabgleich im Handwerk: Kontoauszug zuordnen, ohne doppelte Buchung

Zahlungseingänge per Kontoauszug gegen offene Rechnungen zu halten, ist keine Hexerei — bis jemand denselben CSV-Export zweimal einliest oder eine Teilzahlung an die falsche Rechnung hängt. Dann ist der offene Posten „ausgeglichen“ und das Geld war für eine andere Baustelle.

Bankabgleich heißt: Umsätze kommen maschinell rein, Zuordnung wird vorgeschlagen, bestätigt wird von Hand. Ein zweiter Import desselben Auszugs darf nichts verdoppeln und darf bestätigte Zuordnungen nicht anfassen.

Was der Abgleich können muss

• Kontoauszug einlesen (was die Bank hergibt — CSV, CAMT, das Format ist zweitrangig, die Idempotenz nicht)
• Vorschlag: dieser Umsatz zu diesem offenen Posten, über Betrag, Verwendungszweck, Debitor
• Teilzahlungen und Skontoabzüge als das, was sie sind — nicht als „passt nicht, ignoriere ich“
• Ausgangsseite: Lieferantenüberweisungen gegen freigegebene Eingangsrechnungen

In Auftrag & Rechnung ist der Bankabgleich Teil der Buchhaltung, nicht ein Extra-Tool. Offene Posten, Mahnstufen und Zahlungseingänge laufen in derselben Liste, aus der auch das Monatsbündel gebaut wird.

Was schiefgeht, wenn Excel den Abgleich macht

Zwei Leute haken dieselben Zeilen, einer im Online-Banking, einer in der Rechnungsdatei. Am Freitag stimmt die Liquidität „ungefähr“. Am Montag fehlt eine Rechnung, die längst bezahlt war — oder umgekehrt. Ohne Kennung des Umsatzes (Bankreferenz) gibt es keine Idempotenz.

Denselben Auszug zweimal einzulesen muss harmlos sein. Sonst traut sich niemand, den Import zu wiederholen, wenn die erste Datei unvollständig war.

Eingangsseite: Rechnungen aus der Mail. Ausgangsseite: Rechnung aus dem Angebot. Abgleich am eigenen Konto durchspielen.